แนะนำการใช้ LINE เพื่อการทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ

          ในยุคที่โทรศัพท์มือถือแบบสมาร์ทโฟนกลายเป็นสิ่งจำเป็นเพื่อใช้ในการทำงาน ให้เกิดความสะดวกในการติดต่อสื่อสารต่างๆ ที่นอกเหนือจากการโทรพูดคุยกันแล้ว มันยังสามารถส่งไฟล์ทั้งแบบรูปภาพและวิดีโอได้อย่างสะดวกง่ายดายขึ้น ซึ่งหนึ่งในแอพพลิเคชั่นยอดนิยมของสังคมไทยในช่วงเวลานี้ก็คือ LINE

          อาจเป็นเพราะความง่ายในการเข้าถึงและการใช้งานสำหรับทุกวัย จึงทำให้ LINE นั้นเป็นที่นิยม และแทรกซึมไปถึงการทำงานในหลายๆ องกรณ์เลยทีเดียว และแน่นอนว่าผู้ใช้ต่างมีกลุ่ม LINE สำหรับหน่วยงานของตัวเองเพื่อติดต่อสื่อสาร (หรือส่งภาพดอกไม้ในยามเช้า ฮ่าๆๆ) แต่ทั้งนี้ทั้งนั้นในแอพพลิเคชั่นยังมีหลายฟังก์ชั่นที่คนจำนวนมากยังไม่ได้ลองเล่นและเห็นถึงประโยชน์ของมัน ครูโจโจ้จึงเขียนบทความนี้เพื่อแนะนำฟังก์ชันการใช้การที่เอื้อต่อการทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพครับ โดยแบ่งออกเป็น 5 หัวข้อดังนี้

1. การสร้างกลุ่ม
2. การใช้ Note เพื่อประกาศ
3. การใช้ Album
4. การสร้าง Shortcut กลุ่ม
5. การแชร์กลุ่ม

1. การสร้างกลุ่ม สำหรับคนที่เป็นฝ่ายเข้าร่วม (join) มาโดยตลอดนะครับ อิอิ

1.1.ไปที่หน้าแรกของเรา

เลือกเครื่องหมายคน + เพื่อเข้าไปคำสั่งสร้างกลุ่ม

1.2. ทำการสร้างกลุ่ม

เพื่อสร้างกลุ่มใหม่

ทำตามขั้นตอนก็ได้กลุ่มใหม่แล้วครับ

2. การใช้ Notes เพื่อประกาศ ข้อมูลไม่หาย แม้ผู้ใช้เปลี่ยนเครื่องใหม่

ข้อดีของการใช้  Notes ประกาศข่าวต่างๆ คือ ผู้อ่านหรือสมาชิกในกลุ่มสามารถ comment แสดงความคิดเห็นต่อประกาศนั้นๆ ได้ รวมถึงผู้โพสสามารถขอให้สมาชิกในกลุ่มกด like เพื่อให้แสดงตัวตนให้เห็นว่ารับทราบในสิ่งที่เราประกาศแล้ว และที่สำคัญก็คือสิ่งที่เราประกาศจะถูกเก็บไว้ใน Notes อีกต่างหาก ดังนั้นหากใครก็ตามที่เปลี่ยนเครื่องใหม่ หรือ หลุดออกจากกลุ่มแล้วกลับเข้ามาใหม่ หรือแม้แต่สมาชิกที่เพิ่งเข้าใหม่ ก็สามารถเข้ามาดูประกาศย้อนหลังได้ที่ Notes ได้เลย ไม่หายเหมือนกับเวลาที่เราประกาศในห้องแชท (chat) นะครับ โดยมีวิธีการการเข้าใช้งานอยู่ 2 วิธี

2.1.1. ที่หน้า Home เราให้เลือกไปที่กลุ่มที่เราจะประกาศนะครับ เลือกไปที่ Notes สัญลักษณ์จะเป็นเหมือนรูปกระดาษครับ

2.1.2. อีกวิธีเมื่ออยู่ในห้องแชทแล้วนะครับ ให้เลือกที่สัญลักษณ์ Notes เลยครับ (ขออนุญาตใช้กลุ่มที่ไว้ติดต่อสื่อสารกับนักเรียนประจำชั้นนะครับ)

เลือกที่สัญลักษณ์กระดาษ notes

เข้ามาแล้วหน้าตาก็จะเป็นแบบนี้

 2.2. ให้เลือกที่สัญลักษณ์รูปดินสอสีเขียว เพื่อโพสประกาศต่างๆ

หน้าที่ให้เขียนประกาศ ซึ่งสามารถแทรกรูปสติกเกอร์, รูปภาพ, คลิปวิดีโอสั้นๆ, ลิงค์, สถานที่ และ เพลง (Line Music) ได้ด้วย

เมื่อโพสแล้วก็จะปรากฏที่หน้าห้อง chat และที่ notes เพื่อง่ายต่อการกลับเข้ามาดูอีกครั้ง

3. การใช้ Album  เพื่อช่วยกันส่งภาพอย่างเป็นหมวดหมู่ ภาพไม่หาย และ ไม่เสีย (error)

หลายคนมักนิยมส่งรูปทีละหลายๆ รูป เต็มหน้าแชทไปหมด ถ้าเราอยากเข้าไปอ่านข้อความเก่าๆ ก็ทำให้เราเสียเวลาที่จะต้องเลื่อนขึ้นไปดู อย่างไรก็ตามเมื่อวันเวลาผ่านไป หากเราเพิ่งเข้ามาดูทีหลัง บ่อยครั้งที่รูปนั้น error และไม่สามารถดูได้ นอกจากต้องขอให้เจ้าของภาพส่งมาใหม่อีกครั้ง อัลบั้มจึงเป็นทางแก้ที่ดีที่สุด โดยที่ทุกคนสามารถส่งรูปที่เกี่ยวข้องมาลงที่อัลบั้มเดียวกัน เพื่อให้เป็นหมวดหมู่ โดยมีวิธีการใช้งานดังนี้

3.1. ที่หน้าแชท ให้เลือกที่เครื่องหมายสามเหลี่ยมที่อยู่ด้านบนมุมขวา ซึ่งจะมีเมนูคำสั่งเพิ่มเติมออกมา แล้วเลือกที่อัลบั้ม (ถ้าเราต้องการเข้ามาชมอัลบั้มอีกครั้งก็ใช้วิธีนี้)

เมื่อเลือกที่เครื่องหมายสามเหลี่ยม เมนูก็จะปรากฏขึ้น ให้เลือกที่อัลบั้ม

3.2. เลือกที่สัญลักษณ์รูปภาพเพื่อสร้างอัลบั้มใหม่ หรือ เพิ่มเติมรูปภาพในอัลบั้มเดิมที่มีอยู่แล้ว สำหรับกลุ่มที่ยังไม่เคยลงอัลบั้มรูปภาพจะมีคำสั่งขี้นมาตรงกลางเพื่อให้สร้างอัลบั้มแรกของกลุ่ม

จากนั้นก็ทำการเลือกรูปภาพในเครื่องของเราเพื่อทำการ upload ต่อไป

เมื่อเข้ามาดูอัลบั้มที่เราอัพรูปลงแล้ว สามารถจัดเรียงภาพโดยเลือกที่สัญลักษณ์สามเหลี่ยมใกล้ๆ กับชื่อของอัลบั้ม

ด้านมุมล่างขวามือเป็นคำสั่งเพื่อ save รูปทั้งอัลบั้มด้วยปุ่มเดียว

3.3. การเพิ่มรูปภาพ โดยสมาชิกในกลุ่มสามารถเพิ่มรูปของตนเองลงมาใส่ในอัลบั้มเดียวกันได้

เข้าไปที่อัลบั้ม แล้วเลือกอัลบั้มที่เราต้องการเพิ่มรูป

เคลิกที่เครื่องหมาย + เพื่อเพิ่มรูปภาพ

ทีนี้ภาพที่เราช่วยๆ กันถ่ายก็จะถูกจัดเก็บไว้ในอัลบั้มอย่างเป็นหมวดหมู่ และรูปก็ไม่เสียหายแม้เวลาจะผ่านไป หากใครที่หลุดแล้วเข้ามาใหม่ก็สามารถเข้ามาดูย้อนหลังได้ครับ

4. การสร้าง Shortcut กลุ่ม เพื่อสะดวกในการเข้าถึงกลุ่มอย่างรวดเร็ว

4.1. เปิดเมนูขึ้นมาแล้วเลือกไปที่ Chat Settings

4.2. เลือก Create a Shortcut for Chats

4.3. Shortcut ของกลุ่มก็จะวางไว้ที่หน้าจอโทรศัพท์มือถือเพื่อเข้าถึงกลุ่มได้ทันที

5.การแชร์กลุ่ม เพื่อให้สมาชิกใหม่เข้าร่วม

ไปที่ Invite เพื่อเชิญเพื่อนหรือสร้าง QR Code

5.1. เลือกเพื่อเพิ่มเพื่อนเข้ากลุ่ม

5.2. ใช้ QR Code

เลือกที่ QR Code

โดยให้เพื่อนใหม่สแกน QR Code ได้เลย หรือ Save เก็บไว้แล้ว Print out ออกมาไว้ที่ห้องประชุมก็สามารถทำได้

5.3. แชร์ Link ลงใน Social Media

เลือกที่ Invite Link

Copy Invite Link แล้วนำไปโพสลง Social Media ของเราได้เลยครับ

5.4. ส่ง Email เพื่อเชื้อเชิญเข้ากลุ่ม

เข้าที่ Email

เพียงส่งที่อยู่ email ของเพื่อนเรา จะเป็นการส่ง link เชิญเข้ากลุ่มแบบครบถ้วน

5.5. ส่ง SMS ถึงเพื่อน (คลาสสิคสุดๆ ฮ่าๆๆ) 

ซึ่งเป็นการส่ง Link ไปทางโทรศัพท์ หากเพื่อนไม่ได้ใช้ Smartphone ก็ไม่มีประโยชน์ครับ

         ทั้งหมดนี่ก็เป็นฟังก์ชันที่เราควรรู้จักในการใช้เพื่อทำงานให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น แต่ทั้งนี้ทั้งนั้นเราก็ควรใช้ LINE ในการติดต่อสื่อสารให้เป็นทางการมากขึ้น เช่น ควรใช้หรือปรับภาษาให้เป็นทางการ, มีรูปแบบขึ้นต้นลงท้ายคล้ายๆ กับการส่ง email หรือ เวลาที่เหมาะสมในการส่งข้อมูล เพราะบางสมาชิกกลุ่มบางคนอาจจะไม่ได้ปิดเสียงเตือน เป็นต้น (หากใครต้องการทราบวิธีการปิดเสียงเตือนให้คลิกเข้าไปอ่านได้ที่ "วิธีปิดเสียงแจ้งเตือน LINE เฉพาะกลุ่ม") สุดท้ายนี้ LINE หรือโปรแกรมอะไรก็ตามนั้นเป็นเพียงเครื่องมือหนึ่งที่ใช้ในการสื่อสารอย่างมีหลักฐาน แต่ก็ไม่เหมาะกับการใช้ติดต่องานที่เร่งด่วน ถ้าหากมีเรื่องเร่งด่วนมากๆ การโทรศัพท์ติดต่อไปคือสิ่งที่จำเป็นที่สุดนะครับ ขอให้ทุกท่านได้ใช้เทคโนโลยีให้เกิดประสิทธิภาพและถูกวัตถุประสงค์กันด้วยนะครับ

ครูโจโจ้